Molts ens preguntem com podem gestionar millor el temps. La resposta és que en lloc de gestionar el temps ens hem de gestionar nosaltres mateixos. Sembla que per aprofitar el temps haguem de trobar la manera de fer com més coses millor i en el menor temps possible. Fer moltes coses alhora, com si fóssim l’home orquestra. Però és ben al contrari. Si volem tenir més temps hem de deixar de fer coses i per això cal prioritzar el que realment és important per a nosaltres. Hem d’eliminar tot allò que no ens aporta valor per poder destinar temps a allò que realment ens importa.

El temps és el que és: 24 hores cada dia, 60 minuts cada hora, 60 segons cada minut. Cal que ens organitzem nosaltres per aprofitar el temps que tenim. Un aspecte important és fer només una cosa en cada moment i pensar en el que estem fent. És el que s’anomena “mindfulness” o atenció plena. D’aquesta manera ens concentrem en el que estem fent, ho fem de la millor manera possible, gaudim fent-ho i estem relaxats.

URGENT VS IMPORTANT

Tot allò que fem es pot classificar en quatre grans blocs. Coses urgents i importants. Coses NO urgents però importants. Coses urgents però NO importants. I per acabar, coses NO urgents NI importants. Si dediquem la major part del nostre temps a fer coses urgents i importants, no pararem ni un moment però al final del dia ens adonarem que no hem fet res de tot allò que volíem fer, que avui encara no era urgent però que demà ja sí que ho serà. És la manera d’estressar-se.

A les coses NO importants, tant si són urgents com si no ho són, no val la pena dedicar-hi esforços. No té cap sentit. Si no és important per a mi, per què ho he de fer? Hem d’aprendre a prioritzar i ser capaços de dir que no a les coses que ens demanen però que no són importants per a nosaltres. Que sigui important per a un altre no vol dir que sigui important per a mi. Hem de prioritzar en funció dels nostres criteris, no en funció de les demandes dels altres. Si no, estem donant el poder de dirigir la nostra vida a altres persones.

La manera d’organitzar-nos que ens aportarà més beneficis és dedicar la major part del nostre temps a les coses que NO són urgents però que són importants. D’aquesta manera aconseguirem portar a terme el que és important per a nosaltres i que requereix una dedicació més constant. Quines són aquestes coses importants i NO urgents? Per exemple, planificar el dia abans de començar. Ens ajudarà a fer la feina ordenada, en lloc d’anar fent allò que ens vingui al cap en cada moment o el que ens demanin altres persones i anar saltant d’una tasca a una altra. Cuidar les relacions amb les altres persones per mantenir la seva confiança també és IMPORTANT tot i que NO és URGENT.

DELEGAR

Delegar en algú de confiança és una bona manera d’alliberar temps per a nosaltres. Però per poder delegar, cal haver fet abans una tasca NO URGENT però IMPORTANT: explicar-li a aquesta persona com volem que faci la feina o formar-la perquè pugui fer-la en lloc nostre. Si no ho fem, ho acabarem fent nosaltres, perquè serà tant urgent que no tindrem temps d’explicar a algú altre com es fa.

FER LOTS

També és molt útil fer la feina per lots. Seria l’equivalent a acumular roba per posar una rentadora en lloc de rentar cada peça quan està bruta. Així, podem respondre e-mails només a primera hora del matí, concentrar totes les trucades durant una hora al dia, arxivar documents un cop al mes o anar a comprar només un cop a la setmana. D’aquesta manera evitem interrompre a cada moment la feina que estem fent i ens concentrarem millor en un tipus de tasca.

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Stephen R. Covey

+ info